Sofern Sie eine Barkasse führen, gibt es bei den Prüfungsmodalitäten der Finanzämter Einiges zu beachten. 2018 wurde die sogenannte Kassen-Nachau eingeführt. Prüfer des Finanzamts sind zu einer unangekündigten Außenprüfung Ihrer Barkasse und den dazugehörigen Aufzeichnungen in Ihren Geschäftsräumen ermächtigt. Sowohl für Sie als Unternehmer als auch für die Prüfer des Finanzamts gelten eine Reihe von Regeln für die Kassenprüfung vor Ort.
Rechte und Pflichten bei der Kassen-Nachschau
Ihre Rechte und Pflichten im Rahmen einer Kassen-Nachschau:
- Finanzbeamte dürfen während der üblichen Öffnungs- und Arbeitszeiten Ihre Geschäftsräume für eine Kassenprüfung betreten.
- Der Finanzbeamte muss sich Ihnen gegenüber ausweisen, bevor er Auskünfte oder Unterlagen verlangen darf.
- Verlangen Sie von dem Prüfer einen Nachweis darüber, dass er tatsächlich zur Kassenprüfung in Ihrem Unternehmen beauftragt ist.
- Sämtliche Barkassen Ihres Unternehmens dürfen kontrolliert werden.
- Die Prüfer dürfen den Barbestand der Kassen ermitteln und von Ihnen die Herausgabe der Kassenaufzeichnungen verlangen.
- Bei elektronischen Kassenaufzeichnungen dürfen die Prüfer des Finanzamtes die Kassenaufzeichnungen aus elektronischen Kassensystemen auslesen.
- Die Prüfer dürfen ebenfalls Bedienungsanleitungen und andere Dokumentationen für elektronische Kassensysteme einsehen.
- Bei offenen Kassensystemen dürfen die Finanzbeamten einen Kassensturz verlangen, bei dem der Barbestand mit der Kassenbuchführung abgeglichen wird.
Kassen-Prüfung kann zur Außenprüfung erweitert werden
Sollten bei einer Kassen-Nachschau in Ihrem Unternehmen Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, ist der Prüfer ermächtigt, zu einer Außenprüfung überzugehen. Hierfür stellt der Finanzbeamte vor Ort eine schriftliche Anordnung für eine Betriebsprüfung aus. Damit ist es dem Prüfer erlaubt, weitere Sachverhalte zu prüfen.
Was den Prüfern des Finanzamtes während einer Kassenprüfung nicht erlaubt ist:
- Privaträume darf der Finanzbeamte nicht ohne Weiteres betreten.
- Kassenunterlagen, die sich für die Buchführung beim Steuerberater befinden, sind von der Kassen-Naschau ausgenommen.
- Die Offenlegung der Kassenunterlagen besteht nur bei einer Außenprüfung.
Sofern Sie eine Barkasse in Ihrem Unternehmen führen, sollten Sie jederzeit auf eine Überprüfung der Barkasse in Ihren Geschäftsräumen vorbereitet sein.
Checkliste für die Kassen-Nachschau
Folgende Checkliste kann Ihnen bei der grundsätzlichen Vorbereitung helfen:
- Entspricht Ihre elektronische Kasse den sogenannten GoBD-Grunsätzen?
- Kasse bucht einzeln und unveränderbar.
- Alle Daten für die Belegfunktion werden nach Vorschrift gespeichert.
- Das Finanzamt hat bei einer Außenprüfung die Möglichkeit auf die Kassendaten zuzugreifen bzw. diese auszugeben.
- Die Kasse ist vor dem Zugriff auf die Kassendaten durch Unbefugte geschützt.
- Zu Ihrer Kassenführung liegt eine Verfahrensdokumentation vor.
Mehr Informationen zur Kassen-Nachschau und den GoBD finden Sie auch im Sonderlotsen.
Sie haben Fragen zur Kassenprüfung bzw. zur Kassen-Nachschau? Sprechen Sie uns an! Wir beraten Sie gerne.
