So bleiben Sie in Verbindung
Gut und effizient mit dem Team und den Kollegen zu kommunizieren war schon immer eine Herkulesaufgabe. Wenn nun ein Teil des Teams persönlich anwesend ist, während der andere Teil der Kollegen vom Homeoffice aus tätig wird, scheint eine gute und effiziente Kommunikation auf den ersten Blick nicht möglich.
Ein schon vor Corona beliebter Kommunikationsweg sind E-Mails. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Die E-Mail ist schnell, unabhängig von der unmittelbaren Erreichbarkeit des Kommunikationspartners, und sie dokumentiert die Inhalte der Kommunikation. Der große Nachteil dieser Art der Kommunikation liegt darin, dass Sie „zugemüllt“ werden, da zig E-Mails mit gegenseitigen Antworten ausgetauscht und Sie gerne in „Cc“ gesetzt werden. Da kann man schon mal schnell den Überblick verlieren! Besonders heikel wird es, wenn E-Mails mit kritischen oder missverständlichen Inhalten versendet werden. Die Gefahr, dass durch eine solche E-Mail die Beziehung nachhaltig gestört wird, ist hier besonders groß.
Wenn es E-Mails schon vor dem Telefon gegeben hätte, würden viele sagen: „Wow, mit der Erfindung des Telefons kann ich mit dem anderen sogar reden!“ Wird es kritisch, greifen Sie zum Telefonhörer, um mit dem Mitarbeiter persönlich die Angelegenheit zu besprechen.
Was ist kritisch? Mehr, als man auf den ersten Blick vermutet.
Beispielsweise:
• Kritik an den Ergebnissen bzw. dem Verhalten des Gegenübers
• persönliche Einschätzungen Ihrerseits zu Situationen
• Vermutungen über Vorkommnisse
• wenn gegensätzliche Interessen bestehen
Am nächsten kommen Sie einer persönlichen Besprechung mit einer Videokonferenz. Die Auswahl an dafür notwendiger Software ist hier riesig, wie z.B. MS Teams, Zoom, Go-to-Meeting, Blizz.
Egal, welche Software Sie einsetzen. Vor der Nutzung sollten Sie und auch Ihre Mitarbeiter folgende Fragen klären:
• Wie platziere ich sinnvoll die Kamera, damit ich nicht unvorteilhaft im Bild bin?
• Welchen Hintergrund sehen meine Gesprächspartner? Wie kann mittels der Software der Hintergrund gestaltet werden?
• Wie versende ich Einladungen/Termine, damit mein Gesprächspartner mit ein/zwei Klicks an der Videokonferenz teilnehmen kann?
• Welche Einstellungen kann ich vornehmen, damit die Videokonferenz die passende Lautstärke hat?
• Wie teile ich Dokumente?
• Wie kann ich – falls erlaubt und gewünscht – die Videokonferenz aufzeichnen?
Es ist also notwendig, vorab alle Beteiligten mit den Grundlagen vertraut zu machen, um die Akzeptanz für die Technik zu gewährleisten. Sind die Grundlagen gelegt, kann die Videokonferenz starten. Nehmen mehr als zwei Teilnehmer an der Konferenz teil, ist es sinnvoll, einen Moderator festzulegen. Dieser steuert den Ablauf der Besprechung, wie z.B. die Reihenfolge der Beiträge der Teilnehmer, Vorgangsweise bei der Präsentation von Ergebnissen (Fragen dazwischen oder am Ende gesammelt) etc.
Und ganz wichtig: ausreden lassen. Durcheinanderreden ist bereits in persönlichen Meetings störend, in Videokonferenzen ist dies ein echtes „No-Go“!
Ganz gleich, ob Ihr Teammeeting per Video oder in Präsenz stattfindet. Die Einhaltung einiger Regeln führt zu einem Mehrwert Ihrer Besprechungen. Diese sind:
1. Besprechungen durchführen, wenn diese notwendig sind (und nicht, weil es im Terminkalender steht).
2. Machen Sie nur Betroffene auch zu Beteiligten.
3. Zeitdisziplin: Besprechungen starten und enden immer pünktlich.
4. Inhaltsdisziplin: Jede Besprechung hat eine Agenda, und diese kennen die Teilnehmenden bereits im Vorfeld.
5. Prozessdisziplin: Der Moderator trägt die Verantwortung für den Ablauf, aber jeder Einzelne ist für das Ergebnis und für die Atmosphäre mitverantwortlich.
6. Störungen haben Vorrang, doch Nebenthemen werden verschoben.
7. Ergebnisdisziplin: Nach einer Besprechung gibt es ein Protokoll, auf das alle zugreifen können.
8. Umsetzungsdisziplin: Eine To-do-Liste hält fest: Wer macht was bis wann?
Auch wenn der virtuelle Kontakt mit hoher Frequenz und ausgeprägter Professionalität gelebt wird: Der persönliche Kontakt ist für ein „Wir“- und „Team“-Gefühl unersetzbar. Planen Sie daher regelmäßige Teamevents als Ausgleich zum wenigen persönlichen Kontakt. Gemeinsame kleine Aktivitäten wie „After-Work-Absacker“, Frühstück, Mittagessen oder auch der Jahreszeit angepasste sportliche Minievents wie Bowling, Spaziergänge, Radtouren etc. sind nur einige der Optionen.
