Die steuerliche Kassenführung im Handwerk ist ein wichtiger Aspekt, der häufig unterschätzt wird. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist für Handwerksbetriebe unerlässlich, um die Finanzbuchhaltung korrekt zu gestalten und mögliche Zuschätzungen durch das Finanzamt zu vermeiden bzw. zu minimieren. Im Folgenden erfahren Sie, welche Pflichten und Fristen bei der Kassenführung im Handwerk zu beachten sind und welche Neuregelungen ab 2020 gelten.

Mit Inkrafttreten der Neuregelungen Anfang 2020 ergeben sich einige Änderungen bei der Kassenführung, insbesondere im Hinblick auf den Manipulationsschutz bei elektronischen Aufzeichnungssystemen. Darüber hinaus gewinnen bestimmte Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung, wie z. B. das Vorhandensein einer Bedienungsanleitung, an Bedeutung. Eine sorgfältige Auseinandersetzung mit diesen Themen ist unerlässlich, um das gesamte Rechnungswesen vor Beanstandungen und Sanktionen durch die Finanzverwaltung zu schützen.

Für bargeldintensive Handwerksbetriebe ist die Kassenführung ein zentrales Element der steuerlichen Buchführung. Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen bietet eine effektive Kassenführung auch die Möglichkeit, die innerbetrieblichen Abläufe und die Transparenz der finanziellen Situation des Unternehmens zu optimieren. Die richtige Auswahl von Registrierkassen und die Kenntnis der aktuellen gesetzlichen Bestimmungen sollten dabei im Vordergrund stehen, um eine reibungslose Kassenführung im Handwerk zu gewährleisten.

Gesetzliche Anforderungen an Kassenführung Im Handwerk

Ab Januar 2020 gelten neue gesetzliche Anforderungen an die Kassenführung im Handwerk. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurden Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung geschaffen. Ziel der Regelungen ist es, Transparenz bei Bargeschäften zu gewährleisten und Steuerbetrug und Steuerhinterziehung zu bekämpfen.

Eines der Kernelemente des Gesetzes ist die Einzelaufzeichnungspflicht. Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln erfasst werden und jederzeit auswertbar sein. Damit soll sichergestellt werden, dass die Finanzbehörden jederzeit Zugriff auf die relevanten Daten haben und Manipulationen erschwert werden.

Die Anforderungen an die Kassenführung ergeben sich auch aus der Abgabenordnung (§§ 146a, 146b AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG). So müssen Buchführungspflichtige nach §§ 140 – 148 AO und § 238 HGB täglich Aufzeichnungen über Kasseneinnahmen und Kassenausgaben führen. Bei Nichtbeachtung können Steuernachzahlungen und Hinzuschätzungen die Folge sein.

Das Bundesministerium der Finanzen und das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik sind für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zuständig. Sie stellen sicher, dass die Unternehmen die entsprechenden Anforderungen erfüllen und ggf. die richtigen technischen Lösungen einsetzen.

Auch die Kassenrichtlinie 2010 stellt bestimmte Anforderungen, zum Beispiel an die Archivierung von Kassendaten und Belegen. Handwerksbetriebe, die mit Bargeld arbeiten, sollten sich mit diesen Regelungen vertraut machen und ihre Kassenführung entsprechend anpassen.

Um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und mögliche Steuernachzahlungen zu vermeiden, sollten Handwerksbetriebe folgende Punkte beachten:

  • Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalls
  • Tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben
  • Archivierung von Kassendaten und Belegen
  • Nutzung technischer Lösungen, die den Vorgaben entsprechen

Indem Handwerksbetriebe diese Anforderungen erfüllen, minimieren sie das Risiko von Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen und tragen zu mehr Transparenz im Umgang mit Bargeld bei.

Die Wichtigsten Konzepte der Kassenführung

Bei der Kassenführung im Handwerk sind einige grundlegende Aspekte zu beachten, um den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht zu werden und möglichen Betriebsprüfungen standzuhalten.

Ein wesentlicher Punkt ist die Wahl des richtigen Kassensystems. Elektronische Registrierkassen und digitale Kassensysteme haben sich mittlerweile als gängige Praxis etabliert. Moderne Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen und die Möglichkeit, einen detaillierten Überblick über die Einnahmen und Ausgaben eines Betriebes zu erhalten. Dabei ist es wichtig, auf ein zertifiziertes Kassensystem inklusive einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu setzen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht und manipulationssichere Daten gewährleistet.

Die Erfassung der Beträge sollte möglichst genau und lückenlos erfolgen. Jeder einzelne Geschäftsvorfall, der über die Kasse abgewickelt wird, muss richtig und vollständig aufgezeichnet werden. Sowohl Einnahmen als auch Ausgaben sind sorgfältig zu dokumentieren, um eine vollständige und ordnungsgemäße Kassenbuchführung zu gewährleisten. Eine Kontrolle und Sichtung der Kassenaufzeichnungen in regelmäßigen Abständen ist notwendig, um mögliche Fehler und Unstimmigkeiten frühzeitig aufzudecken.

Ebenso wichtig ist die Aufbewahrung der elektronischen Daten. Die digitalen Aufzeichnungen sollten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben verschlüsselt und manipulationssicher gespeichert und archiviert werden. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass alle Daten und Belege über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren verfügbar und bei Bedarf reproduzierbar sind.

Um bei eventuellen Betriebsprüfungen oder Kassennachschauen einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, ist es ratsam, allgemeine Dokumentations- und Anleitungsaufgaben nicht zu vernachlässigen. Dazu gehören z.B. eine stets aktuelle Bedienungsanleitung für das Kassensystem sowie die Protokollierung wesentlicher Ereignisse, wie z.B. technische Wartungen oder Systemumstellungen.

Hinweis: Bei Betriebsprüfungen sollten Sie unverzüglich Ihren Steuerberater informieren und das weitere Vorgehen koordinieren.

Mit der Beachtung und routinemäßigen Umsetzung der vorgenannten Konzepte zur Kassenführung leisten Handwerksbetriebe einen wichtigen Beitrag zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen, transparenten und rechtssicheren Buchführung.

Buchführung und Rechnungswesen

Eine ordnungsgemäße Buchführung ist für Handwerker unerlässlich, um den finanziellen Überblick über den Betrieb zu behalten und die Umsatz- und Ertragsströme zu kontrollieren. Hier einige grundlegende Aspekte und Tipps, die Handwerker beachten sollten, um mögliche Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Bei der Führung eines Kassenbuchs müssen Handwerksunternehmer alle Bareinnahmen und -ausgaben, Barentnahmen und -einlagen für ihren Betrieb aufzeichnen. Die Einhaltung der gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ist für die Ordnungsmäßigkeit und Glaubwürdigkeit der Buchführung unerlässlich.

Bei Rechnungen sollten Handwerksbetriebe darauf achten, dass diese alle notwendigen Angaben enthalten, um steuerlich abzugsfähig zu sein. Dazu gehören unter anderem die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung sowie der vereinbarte Preis und die ausgewiesene Umsatzsteuer.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Umsatzsteuer. Handwerker müssen prüfen, ob sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen können oder regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben müssen. Bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung entfällt die Pflicht, Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen und Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Allerdings dürfen auch keine Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden.

Die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Buchführung, die insbesondere für Handwerker, die keine Bilanz erstellen müssen, vorteilhaft sein kann. Hier müssen nur Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden und der steuerliche Gewinn ergibt sich aus dem Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben. Ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch ist auch bei der EÜR unerlässlich.

Darüber hinaus sollten Unternehmer darauf achten, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese umfasst die Dokumentation aller buchführungs- und rechnungslegungsrelevanten Vorgänge, um einen transparenten und nachvollziehbaren Ablauf zu gewährleisten.

Setzen Handwerker digitale Buchführungssysteme ein, ist es zudem wichtig, die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen. Dies trägt dazu bei, mögliche Risiken bei Betriebsprüfungen zu minimieren und die gesetzlichen Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen.

Sicherheitsvorkehrungen und Techniken

In Bezug auf die Kassenführung im Handwerk gibt es wichtige Sicherheitsvorkehrungen und Techniken, die beachtet werden sollten. Ab 2020 müssen elektronische oder computergestützte Kassensysteme neue Sicherheitsanforderungen erfüllen, um Kassenmanipulationen zu verhindern. Eine wichtige Komponente ist die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE).

Eine TSE besteht aus folgenden Elementen:

  • Sicherheitsmodul
  • Speichermedium
  • Digitale Schnittstelle

Das Sicherheitsmodul ist eine Art digitales Siegel, das die Integrität und Authentizität der Kassendaten gewährleistet. Es verhindert unberechtigte Zugriffe und Manipulationen der digitalen Grundaufzeichnungen. Die TSE erzeugt eine lückenlose, manipulationssichere Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls und sichert diese Daten auf dem Speichermedium.

Das Speichermedium dient der Archivierung der erfassten und gesicherten Daten. Es kann entweder intern im Kassensystem eingebaut oder extern angeschlossen sein. Wichtig ist, dass das Speichermedium über eine ausreichende Kapazität für die Menge der aufzuzeichnenden Transaktionen verfügt.

Die digitale Schnittstelle ermöglicht den reibungslosen Datenaustausch zwischen Sicherheitsmodul, Speichermedium und Kassensystem. Sie stellt sicher, dass die Daten korrekt und vollständig erfasst und übertragen werden.

Die technische Sicherheitseinrichtung muss von der zuständigen Behörde, dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), zertifiziert sein. Es ist darauf zu achten, dass die eingesetzte TSE entsprechend zertifiziert ist, damit das Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ordnungsgemäß funktioniert.

Die Einhaltung dieser Sicherheitsvorkehrungen und -techniken trägt dazu bei, das Risiko von Steuernachzahlungen und strafrechtlichen Konsequenzen bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung zu minimieren und gleichzeitig den ordnungsgemäßen Betrieb des Handwerksbetriebes zu gewährleisten.

Hier geht es zum zweiten Teil und letzten Teil des Beitrags.