Hier geht es zum ersten Teil des Beitrags: Kassenführung im Handwerk.
Belegverwaltung in der Kassenführung
Die Belegverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Kassenführung im Handwerk. Dabei geht es um die ordnungsgemäße Erfassung, Speicherung und Ausgabe von Kassenbelegen.
Jeder Verkaufsvorgang muss durch einen Beleg dokumentiert werden. Die Belegausgabepflicht verpflichtet die Unternehmen, für jeden Verkaufsvorgang einen Kassenbeleg auszustellen, unabhängig davon, ob der Kunde dies wünscht oder nicht. Der Kassenzettel, auch Bon genannt, kann in Papierform oder in digitaler Form ausgestellt werden. Bei der Verwendung von Papier ist Thermopapier aufgrund seiner einfachen Handhabung weit verbreitet. Kassenbons werden auf Thermopapierrollen gedruckt und sind leicht zu wechseln.
Die Quittungspflicht soll Steuerhinterziehung und Manipulationen an der Kasse verhindern. Dabei ist es wichtig, dass der Kunde den Kassenbon erhält, um eventuelle Fehler in der Buchhaltung nachvollziehen und korrigieren zu können.
Eine professionelle Belegverwaltung umfasst folgende Aspekte:
- Ausgabe von Kassenbons: Jeder Verkaufsvorgang muss durch einen Kassenbon dokumentiert werden.
- Aufbewahrung der Kassenbons: Die Bons sollten geordnet und leicht auffindbar aufbewahrt werden, idealerweise für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren.
- Kontrolle der Kassenführung: Eine regelmäßige Kontrolle der Kassenbücher und der Kassenbons kann helfen, Fehler und Diskrepanzen frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls zu korrigieren.
Es ist wichtig, sich mit der Thematik der Belegverwaltung vertraut zu machen und sich an gesetzliche Vorgaben zu halten, um unnötige Probleme oder Unklarheiten im Falle einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung zu vermeiden. Eine gut organisierte und durchdachte Belegführung kann dazu beitragen, ein effizientes und ordnungsgemäßes Geschäft aufrechtzuerhalten und eventuelle Schwierigkeiten zu verhindern.
Steuerprüfungen und Kassen-Nachschau
Die Kassenführung im Handwerk ist ein wichtiger Aspekt, um steuerliche Risiken zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Die Finanzverwaltung hat ein besonderes Augenmerk auf Betriebe mit bargeldintensiven Geschäftsmodellen, da diese häufiger zu Unregelmäßigkeiten und Steuerausfällen führen können. Daher sollten bei der Kassenführung einige Aspekte beachtet werden, um mögliche Kassenmängel und damit verbundene Hinzuschätzungen durch den Betriebsprüfer zu vermeiden.
Kassen-Nachschau und Betriebsprüfung: Die Kassen-Nachschau ist eine Art Sonderbetriebsprüfung durch das Finanzamt. Dabei werden insbesondere die Kassenführung und die ordnungsgemäße Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle überprüft. Im Rahmen einer solchen Prüfung können Betriebsprüfer jederzeit unangemeldet erscheinen und Einsicht in die Kassendaten verlangen. Es besteht die Möglichkeit, dass eine Kassen-Nachschau nahtlos in eine umfassendere Betriebsprüfung übergeht, wenn die Prüfer Unregelmäßigkeiten feststellen.
Um die Wahrscheinlichkeit einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung möglichst gering zu halten, sollten Handwerksbetriebe einige Grundregeln beachten:
Lückenlose und zeitnahe Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle
Kassenaufzeichnungen mindestens zehn Jahre aufbewahren
Stellen Sie sicher, dass im Falle einer Betriebsprüfung alle relevanten Daten lesbar und zugänglich sind.
Darüber hinaus sollten Unternehmer bei der Einführung neuer Kassensysteme darauf achten, dass diese den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und über entsprechende Schnittstellen zur Erfassung der Prüfdaten verfügen. Eine enge Zusammenarbeit mit einem Steuerberater für Handwerker kann helfen, die Einhaltung aller Vorschriften sicherzustellen und das Risiko von Hinzuschätzungen aufgrund von Kassenfehlbeträgen zu minimieren.
Schließlich ist es wichtig, dass Handwerksbetriebe ihre Mitarbeiter in der ordnungsgemäßen Kassenführung schulen und darauf achten, dass alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß erfasst und verbucht werden. Nur so kann eine ordnungsgemäße und transparente Abwicklung der Geschäftsvorfälle gewährleistet und das Risiko von Steuernachforderungen durch Betriebsprüfer reduziert werden.
Offene Ladenkasse und Elektronisches Aufzeichnungssystem
Im Handwerk ist es wichtig, die steuerlichen Anforderungen an die Kassenführung zu erfüllen. Im Handwerk kommen im Wesentlichen zwei Arten von Kassensystemen zum Einsatz: die offene Ladenkasse und das elektronische Aufzeichnungssystem.
Die offene Ladenkasse ist eine einfachere Form der Kassenführung, bei der die Bareinnahmen direkt in eine Geldkassette oder einen Geldbeutel gelegt und am Monatsende erfasst werden. Das elektronische Aufzeichnungssystem hingegen verwendet digitale Technologie, um alle Transaktionen detailliert aufzuzeichnen. Für beide Systeme gibt es bestimmte Aufzeichnungspflichten, die eingehalten werden müssen.
Bei Verwendung einer offenen Ladenkasse ist die Einzelaufzeichnungspflicht zu beachten. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln erfasst und dokumentiert werden muss. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel, z.B. wenn die Tageseinnahmen eines Handwerksbetriebes unter einem bestimmten Betrag liegen.
Beim Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems steht die detaillierte Erfassung der Geschäftsvorfälle im Vordergrund. Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln erfasst und alle relevanten Informationen müssen aufgezeichnet werden. Darüber hinaus sind an die elektronischen Systeme besondere technische Anforderungen geknüpft. Dazu gehören beispielsweise der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) sowie die fristgerechte Meldung von Art und Anzahl der eingesetzten Systeme an die Finanzverwaltung.
Die Entscheidung zwischen offener Ladenkasse und elektronischem Aufzeichnungssystem hängt von verschiedenen Faktoren wie der Größe des Handwerksbetriebes, der Art der Geschäftstätigkeit und den persönlichen Präferenzen des Inhabers ab. Beide Systeme haben ihre Vor- und Nachteile. Während offene Ladenkassen einfacher zu handhaben sind und geringere technische Anforderungen stellen, bieten elektronische Aufzeichnungssysteme eine höhere Genauigkeit und Effizienz bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle.
Unabhängig davon, für welches System sich ein Gewerbetreibender entscheidet, ist es wichtig, die jeweiligen steuerlichen Pflichten zu erfüllen und den Betrieb gesetzeskonform zu führen. So kann sichergestellt werden, dass die Kassenführung ordnungsgemäß erfolgt und eventuelle Betriebsprüfungen problemlos bewältigt werden können.
Häufig Gemachte Fehler und Ihre Vermeidung
Bei der Kassenführung im Handwerk gibt es einige typische Fehler, die immer wieder vorkommen. Um eine ordnungsgemäße Kassenführung zu gewährleisten und möglichen Steuerbetrug oder Steuerhinterziehung vorzubeugen, sollten Handwerksbetriebe diese Fehler kennen und vermeiden.
Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Aufbewahrung von Belegen. Wichtig ist, dass alle Belege vollständig, geordnet und sicher aufbewahrt werden. Sie müssen jederzeit dem Finanzamt oder dem Steuerberater vorgelegt werden können. Hier empfiehlt sich eine klare Struktur, zum Beispiel die Ablage in Ordnern nach Monaten oder nach Art der Belege.
Ein weiterer Fehler ist die Verwendung eines Kassensystems, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Kassenhersteller bieten mittlerweile eine Vielzahl von Kassensystemen mit unterschiedlichen Funktionen an, die jedoch nicht alle den Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen. Unternehmen sollten darauf achten, ein zertifiziertes und manipulationssicheres Kassensystem einzusetzen. Im Bedarfsfall können Kassensysteme nachgerüstet werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Ein weiteres Problemfeld sind fehlerhafte oder unvollständige Eintragungen im Kassenbuch. Es ist wichtig, dass alle Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch korrekt erfasst werden und keine Lücken oder Unstimmigkeiten entstehen. Eine unsaubere Kassenbuchführung kann zu hohen Kosten und Problemen mit dem Finanzamt führen.
Mögliche Maßnahmen zur Vermeidung dieser Fehler sind:
- Regelmäßige Schulungen des Personals im Umgang mit dem Kassensystem und der Kassenbuchführung
- Kontinuierliche Überprüfung der Eintragungen im Kassenbuch auf Richtigkeit und Vollständigkeit
- Nutzung von digitalen Hilfsmitteln, wie zum Beispiel Buchführungssoftware, die Fehlerquellen minimieren
- Sorgfältige Auswahl des Kassensystems und regelmäßige Kontrolle auf Aktualität der technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE)
Indem Handwerksbetriebe diese Fehlerquellen erkennen und gezielte Maßnahmen ergreifen, können sie zu einer ordnungsgemäßen Kassenführung beitragen und potenziell kostspielige Konsequenzen vermeiden.
