Buchhaltung ein Überblick

Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann zur Buchhaltung verpflichtet. Je nach Gesellschaftsform gibt es auch noch weitere gesetzliche Verpflichtungen.
Als Kaufmann und somit zur doppelten Buchführung können auch Kleingewerbetreibende verpflichtet sein.
Eine gewerbliche Tätigkeit vollzieht man, wenn man…

1. rechtlich selbstständig ist,
2. nach außen erkennbar Leistungen am Markt anbietet,
3. sie planmäßig auf Dauer anlegt,
4. eine Gewinnerzielungsabsicht hat und
5. kein Freiberufler ist.

Zum Thema Buchhaltung stellt sich zunächst die Frage, welche Buchungsarten es überhaupt gibt. Die gängigsten Arten, wie zum Beispiel: Eingangs- und Ausgangsrechnung und die Kassen-, sowie Bankbuchungen, fallen einem sofort ein. Aber darüber hinaus gibt es noch viele mehr zu beachten. Zum Beispiel: Abschreibungen, Rückstellungen, Abgrenzungsposten und für jedes Unternehmen wichtig: die Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Diese wirken sich auf das Jahresergebnis gewinnmindernd aus und dürfen nicht vergessen werden. Sonst kann der ausgewertete Gewinn oder Verlust stark von der Realität abweichen. Und der Gewinn aus gewerblicher oder selbstständiger Tätigkeit muss versteuert werden, deshalb sollte die Finanzbuchhaltung nicht nur als lästige Pflicht betrachtet werden. Sie ist ein wichtiges Steuerungsinstrument in einem Betrieb.

Nach § 242 HGB hat jeder Kaufmann die Pflicht zur Aufstellung:

Absatz 1: Der Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Eröffnungsbilanz, Bilanz) aufzustellen.

Absatz 2: Er hat für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs (Gewinn- und Verlustrechnung) aufzustellen.

Absatz 3: Die Bilanz und die Gewinn-und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss.

Aus diesem Paragraphen ist die besondere Bedeutung der Buchführung ersichtlich:

• Sie ermittelt den Stand des Vermögens und der Schulden,
• sie zeigt alle Veränderungen der Positionen auf,
• sie ermittelt Erfolg bzw. Verlust des Unternehmens (Absatz 2),
• sie liefert Zahlen für die Preisberechnung,
• sie stellt Zahlen für die innerbetriebliche Kontrollen zur Verfügung,
• sie dient als Grundlage zur Berechnung der Steuern und
• als Beweismittel.

Um dieser Pflicht nachzukommen sollte man einige Grundbegriffe der Buchführung kennen und verstehen, daher werden diese nachfolgend näher beschrieben.

Bilanz

Wie in § 242 Absatz 1 HGB bereits erwähnt ist die Bilanz das Verhältnis zwischen Vermögen und Schulden eines Unternehmens. Sie muss nach § 238 Absatz Satz 2 so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

Somit dient die Bilanz als Informationsquelle für Banken, Lieferanten, Kapitalgebern oder auch für die eigenen Mitarbeiter über die aktuelle Lage des Unternehmens.

Nach § 266 HGB ist die Bilanz in eine Aktiv- sowie Passivseite aufgegliedert. Auf der Aktivseite befindet sich das Anlage- und Umlaufvermögen. Welche Gegenstände bzw. Werte zum Anlagevermögen gehören hat der Gesetzgeber auch näher festgehalten:

§ 247 Absatz 2 HGB: Beim Anlagevermögen sind nur die Gegenstände auszuweisen, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen.

Darunter fallen zum Beispiel Grundstücke und Gebäude, PKW oder Büroeinrichtung.
Diese werden in einer gesonderten Anlagebuchführung erfasst, abgeschrieben und jährlich fortgeführt.

Zum Umlaufvermögen gehören somit Gegenstände, die nicht dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Zum Beispiel: Rohstoffe, diese werden zur Herstellung benötigt und anschließend als fertige Ware verkauft und verlassen dann wieder das Unternehmen.

Auf der Passivseite der Bilanz sind das Eigenkapital und die Schulden des Unternehmens enthalten.

Die genaue Aufstellung bzw. Gliederung der Bilanz ist in § 266 HGB festgehalten. Da sich die Werte in der Bilanz mehrmals täglich durch Käufe oder Verkäufe ändern, werden die enthaltenen Posten gesondert in Bestandskonten in Form von T-Konten geführt um dort ihre Veränderung festhalten zu können.

T-Konten

Für jeden Posten der Bilanz gibt es ein eigenständiges T-Konto. Anhand des Postens „Kasse“ wird das T-Konto näher erläutert. Am Beginn des Jahres wird der Endbestand des Kassenkontos aus der Bilanz in ein neues T-Konto als Anfangsbestand übertragen. Haben wir im Laufe des Jahres nun Einzahlungen oder Entnahmen vom Kassenkonto werden diese dort festgehalten. Die linke Seite des T Kontos wird als Sollseite bezeichnet und die rechte Seite als Habenseite. Auf der Sollseite werden alle Mehrungen und auf der Habenseite alle Minderungen des Kassenkontos eingetragen. Und so erhalten wir am Ende des Jahres durch Verrechnung der Soll- und Habenseite einen Endbestand, den wir in die Bilanz übernehmen können. Alle Konten der Bilanz werden als Bestandskonten bezeichnet.

Geschäftsvorfälle

Als Geschäftsvorfälle werden alle Vorgänge im Unternehmen bezeichnet, die das Vermögen oder die Schulden verändern. Wie im obigen Beispiel löst der Barverkauf von Waren einen Geschäftsvorfall aus. Dieser wird anhand eines Buchungssatzes in der Buchhaltung auf den entsprechenden Bestandskonten festgehalten. Und jeder Buchungssatz besteht aus mind. einer Sollbuchung und mind. einer Habenbuchung. In diesem Beispiel würde er wie folgt lauten: Kasse an Waren. Das Kassenkonto wird auf der Sollseite gebucht, weil es sich um eine Mehrung handelt. Und das Warenkonto wird auf der Habenseite gebucht, weil es sich um eine Minderung unseres Bestandes an Waren handelt. Da immer mind. eine Soll-und Habenbuchung vorliegen muss spricht man von der doppelten Buchführung.

Gewinn- und Verlustrechnung

Wie oben bereits erwähnt ist eine Gewinn- und Verlustrechnung (kurz: GuV) eine Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträge. Der Güterverbrauch (Aufwand) und Güterentstehung sowie Güterverkauf (Ertrag) führen zum positiven oder negativen Erfolg, d.h. Gewinn oder Verlust.

Beispiele für Aufwendungen:
Personalaufwand, Mietaufwand, Zinsaufwand, Abschreibungen, Aufwand für Rohstoffe, Büromaterial, Versicherungen u.v.m.

Bespiele für Erträge:
Umsatzerlöse, Mieterträge, Zinserträge u.v.m.

Aufwendungen werden immer im Soll und Erträge immer im Haben gebucht. Sie werden nicht als Bestandskonten bezeichnet, weil sie nicht in der Bilanz aufgelistet sind sondern in der GuV. Daher werden sie als Erfolgskonten bezeichnet. Am Ende des Jahres ergibt sich der Gewinn, also der Erfolg eines Unternehmens, aus der Differenz von der Summe der Erträge und der Summe der Aufwendungen. Dieser Unterschiedsbetrag beeinflusst anschließend das Eigenkapital entweder positiv wenn ein Gewinn ermittelt wird oder negativ wenn ein Verlust ermittelt wird.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer fällt bei allen Ertragsposten an, bei denen der Gesetzgeber die Mehrwertsteuer verlangt. Die Unternehmen dürfen allerdings die vereinnahmte Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) mit der bezahlten Mehrwertsteuer (Vorsteuer) verrechnen.

Daher benötigt man in der Buchführung 2 Konten. Auf dem Vorsteuerkonto werden die Forderungen an das Finanzamt verbucht, die bei einem Kauf von Waren mit Mehrwertsteuer anfallen. Auf dem Umsatzsteuerkonto werden die Verbindlichkeiten an das Finanzamt verbucht, die beim Verkauf von Gegenständen entstehen. Am Ende der Periode wird das „kleinere“ Konto (d.h. mit der in Summe geringeren Werten) im „Größeren“ abgeschlossen, damit die Beträge verrechnet werden.

Ist die Vorsteuer größer als die Umsatzsteuer entsteht eine Forderung an das Finanzamt.
Ist die Vorsteuer kleiner als die Umsatzsteuer entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Alle Unternehmen, die nicht buchführungspflichtig sind (u.a. Freiberufler, Kleingewerbetreibende) können ihren Gewinn nach § 4 Absatz 3 EStG mit Hilfe der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Hier erfolgt eine Gegenüberstellung aller durch den Betrieb veranlassten Einnahmen (Betriebseinnahmen) und Ausgaben (Betriebsausgaben). Zu beachten ist hier am Ende des Geschäftsjahres die periodengerechte Abgrenzung. Bis zu 10 Tage vor oder nach Ablauf des Wirtschaftsjahres geleistete Zahlungen sind dem Wirtschaftsjahr zuzurechnen, auf das sie sich beziehen, wenn sie wie beispielsweise Mieten regelmäßig wiederkehrend zum Jahresende zahlbar sind (vgl. § 11 Absatz 1 EStG)

Hat man in Buchführungs-und Steuerfragen wenig oder gar keine Erfahrung so empfiehlt sich, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um seinen Buchführungspflichten korrekt nachzukommen.

Gerade im Saarland, also im „Herzen Europa’s“, und im Zeitalter der Globalisierung sind grenzüberschreitende Geschäfte ein fester Bestandteil in vielen KMU (Klein- und Mittelständische Unternehmen) geworden.

Frankreich, Luxemburg oder auch Belgien sind als Nachbarländer ein beliebter Handelspartner oder bieten interessante Märkte für die Durchführung von Bau- und Reparaturarbeiten oder andere Dienstleistungen. Daher ist es sehr attraktiv die dortige Nachfrage mit abzuschöpfen. Doch auch hier müssen vor Aufnahme der Tätigkeiten in Frankreich oder Luxemburg einige steuerliche aber auch arbeitsrechtliche Besonderheiten berücksichtigt werden. Denn Dienstleitungen wie zum Beispiel Montage, Reparaturen und Wartungen von Maschinen und Anlagen unterliegen komplexeren Regeln als „einfache“ Warenlieferungen.

Welche Buchhaltungsaufgaben können wir Ihnen abnehmen?

Nach Eingang Ihrer Unterlagen im Pendelordner werden die Belege zunächst kontiert. Die Eingangsrechnungen werden auf Debitorenkonten und die Ausgangsrechnungen werden auf Kreditorenkonten verbucht. Mit Hilfe der Rechnungsnummern kann eine Offene-Posten-Liste (OPOS) erstellt werden. Dort jeder Lieferanten und jeder Kunde sein eigenes Konto. Man sieht Rechungsstellung, Fälligkeit und Zahlungseingänge. Dadurch kann man gezielt Mahnungen erstellen oder Doppelzahlungen erkennen.

Danach wird das Bankkonto gebucht. Zur Unterstützung setzen wir hier auf den Kontoauszugsmanager, der die Kontoauszüge über das Rechenzentrum der Datev abruft.

Auch bei der Buchhaltung wird ständig mit der Zukunft gegangen. So können mittlerweile auch Belege eingescannt werden und über Datev Unternehmen online auch Auswertungen wie BWA, Summen- und Saldenliste oder Umsatzsteuerzahllast zur Verfügung gestellt werden.

Nach Abschluss der Buchhaltung erfolgt die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt. Dies erfolgt je nach Unternehmensgröße monatlich, vierteljährlich oder nur 1x im Jahr.

Nach den GOBD ist es nun erforderlich, dass die Buchhaltung unmittelbar unveränderbar festgeschrieben, wird. Durch das Senden der Buchhaltung ins Rechenzentrum der Datev wird Ihre Buchhaltung ordnungsgemäß gesichert und kann für eine zukünftige Steuerprüfung z.B. als GUPD-CD abgerufen werden und dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden.