Die Finanzverwaltung möchte natürlich gesichert wissen, dass Ihre Buchführung „stimmt“. Der Verdacht der Steuerhinterziehung ist bei den Betriebsprüfern sozusagen eingebaut. Um diese Ordnungsmäßigkeit kontrollieren zu können, hat sich die Finanzverwaltung folgende Grundsätze ausgedacht:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Hierunter fällt z. B. die Einzelaufzeichnung jedes Geschäftsvorfalles – zum Beispiel jedes einzelnen Kassenumsatzes. Aber auch die gut erkennbare Verbindung zwischen dem Beleg und der Verbuchung. Der Prüfer will ein durchschaubares und prüfbares System vorfinden. Zu diesem Grundsatz der Ordnung gehört auch die schon erwähnte Verfahrensanweisung
Wahrheit und Klarheit
Jeder Geschäftsvorfall muss vollständig und lückenlos verbucht und dokumentiert werden. Beispiel: Ein Irrläufer in der Bank wird kurze Zeit später wieder glatt gestellt. Auch diese beiden Bankbuchungen müssen in der Buchführung einzeln erkennbar verbucht werden – auch wenn es keine Auswirkung unterm Strich gibt.
Für die Überprüfbarkeit der Richtigkeit wird der Beleg heran gezogen – das kann z. B. auch ein Vertrag sein.
Weiterhin wird eine zeitnahe Aufzeichnung gefordert. Zwischen Bankbewegung und der Dokumentation in Ihrer Buchhaltung dürfen max. 10 Tage vergehen. Für Bargeschäfte gelten erhöhte Anforderungen – hier muss täglich „Kasse“ gemacht werden.
Unveränderbarkeit
Eine zentrale Forderung ist die nach der Unveränderbarkeit der Buchungen und Aufzeichnungen. Ob der Beleg oder die Information auf Papier oder als digitale Datei vorliegt ist dabei egal. Wichtig ist, dass jede nachträgliche Änderung dokumentiert ist.
Beispiel: Sie schreiben eine Rechnung an einen Kunden. Später ändern Sie seine Stammdaten, weil er z. B. umfirmiert hat oder die Adresse hat sich geändert. Ihr Programm muss diese Änderung dokumentieren – man nennt das auch Versionierung.
Dieser Grundsatz ist nicht neu. Mit dem Einzug von Mail, PDF und Co bekommt er aber einen zusätzlichen „Drive“.
Sie haben bestimmt auch auf den Papierbelegen hin und wieder Notizen angebracht? Wenn Sie das heute nach dem Scannen des Beleges noch tun, stimmt der „Ur-Beleg“ aus Papier nicht mehr mit dem Scan überein…
Sichere Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit
Papier aufbewahren ist lästig und braucht viel Platz (in der Regel muss ja alles 10 Jahre aufgehoben werden). Außerdem ist es sehr aufwändig, wenn Sie wirklich einmal etwas suchen. Die digitale Ablage auf der Festplatte (natürlich mit einer guten Datensicherung) oder einer Cloud ist da viel einfacher zu handhaben.
Sie bringt aber auch neue Herausforderungen mit sich: Geschäftliche E-Mails sind ebenfalls aufzubewahren. Sie gelten als digitaler Beleg. Das betrifft sowohl die E-Mail selbst als auch deren Anhang. Nach den Vorgaben der GoBD reicht eine Archivierung von E-Mails zum Beispiel als Outlook-Datei in Ordnern auf der Festplatte nicht aus. Ebenso wenig genügt es, die E-Mails (ggf. in Unterordnern) einfach im E-Mailprogramm zu belassen.
Ihre Programme müssen auch 10 Jahre lang für den Zugriff der Finanzverwaltung vorgehalten werden. Was wenn sie das Programm wechseln?
Tipp:
Regelmäßige Updates Ihres Betriebssystems und der Programmversionen sind die unverzichtbare Basis.
